Privacyverklaring 

Inleiding
Gelinde Hengst, handelend onder de naam Terra Voice, hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leg ik uit hoe ik omga met de persoonsgegevens die ik verzamel in het kader van mijn dienstverlening. Terra Voice verwerkt persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Verantwoordelijke voor de gegevensverwerking
De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is:
Gelinde Hengst
Terra Voice
Kamer van Koophandel: 32079296
E-mail: info@terravoice.nl

Verzameling en Verwerking van Persoonsgegevens
In mijn praktijk verzamel en verwerk ik de volgende persoonsgegevens:

  • Naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres;
  • Geboortedatum;
  • Gegevens over behandelingen, bijvoorbeeld diagnoses, voortgang en gezondheidsstatus;
  • Gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van contracten, zoals facturatie- en betaalgegevens.

Doeleinden van de gegevensverwerking
De gegevens die ik verzamel, worden voor de volgende doeleinden gebruikt:

  1. Behandeling en Zorgverlening
    Uw gegevens worden verwerkt voor het doel van het leveren van de zorg en behandeling die u van mij ontvangt. Dit gebeurt op basis van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO).
  2. Uitvoering van Overeenkomsten
    Voor het uitvoeren van overeenkomsten, zoals coaching, therapie of andere diensten, worden de persoonsgegevens verwerkt. Deze gegevens worden onder andere gebruikt om afspraken te maken, rapportages te schrijven en facturen op te stellen.
  3. Communicatie
    Uw persoonsgegevens worden gebruikt voor communicatie met betrekking tot mijn dienstverlening, zoals het versturen van informatie over behandelingen, wijzigingen in afspraken, nieuwsbrieven en andere updates.
  4. Administratie en Facturatie
    Uw gegevens worden verwerkt voor het opstellen van facturen, de administratieve afhandeling van betalingen en voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld de fiscale bewaarplicht).
  5. Toestemming voor andere doeleinden
    Indien ik uw gegevens voor andere doeleinden wil gebruiken dan hierboven beschreven, zal ik vooraf expliciet uw toestemming vragen.

Grondslagen voor de gegevensverwerking
De verwerking van persoonsgegevens gebeurt op basis van de volgende wettelijke grondslagen:

  • Uitvoering van de overeenkomst (bijvoorbeeld bij het aanbieden van therapieën en coaching);
  • Wettelijke verplichting (zoals het voldoen aan administratieve en belastingverplichtingen);
  • Gerechtvaardigd belang (voor het onderhouden van contact en het verbeteren van mijn dienstverlening);
  • Toestemming (bijvoorbeeld voor het sturen van nieuwsbrieven of het delen van reviews).

Delen van persoonsgegevens met derden
Ik deel uw persoonsgegevens alleen met derden indien dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst of wanneer ik wettelijk verplicht ben dit te doen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij samenwerking met andere zorgverleners, de fiscus, of voor de facturatie en incasso van betalingen.

Ik werk samen met de volgende verwerkers die persoonsgegevens namens mij verwerken:

  • Nieuwsbriefverzending (Autorespond);
  • Betalingsverwerking (iDeal, Mollie);
  • Webhosting (Vimexx);
  • Boekhoudkundige verwerking (Wij doen de rest);
  • Pakketverzending (PostNL).

Met deze verwerkers zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten die voldoen aan de eisen van de AVG.

Cookies en andere trackingtechnieken
Terra Voice maakt gebruik van cookies voor verschillende doeleinden:

  • Functionele cookies: voor het goed functioneren van de website.
  • Analytische cookies: voor het analyseren van websitebezoek en het verbeteren van mijn diensten.
  • Tracking cookies: voor het aanbieden van gepersonaliseerde advertenties en content.

U kunt de cookiesinstellingen in uw browser aanpassen om het gebruik van cookies te blokkeren.

Bewaren van persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, met inachtneming van de wettelijke bewaartermijnen. Conform de AVG worden de volgende bewaartermijnen gehanteerd:

  • Persoonsgegevens in het cliëntdossier: 15 jaar, conform de WGBO.
  • E-mail: E-mailcorrespondentie wordt bewaard voor maximaal 2 jaar, tenzij deze nog relevant is voor het uitvoeren van een overeenkomst of oplossen van een geschil.
  • Facturen en offertes: 7 jaar, conform de fiscale bewaarplicht.
  • Nieuwsbrieven en marketingmateriaal: U kunt zich te allen tijde uitschrijven.

Jouw rechten
Je hebt verschillende rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Deze rechten zijn onder andere:

  • Inzage: U heeft het recht om te weten welke gegevens ik van u verwerk.
  • Correctie: U kunt verzoeken om uw gegevens te laten corrigeren.
  • Verwijdering: U kunt verzoeken om uw gegevens te laten verwijderen, tenzij ik wettelijk verplicht ben ze te bewaren.
  • Beperking van de verwerking: In sommige gevallen kunt u de verwerking van uw persoonsgegevens beperken.
  • Overdraagbaarheid van gegevens: U hebt het recht om persoonsgegevens die u mij heeft verstrekt in een gestructureerd, gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen.
  • Intrekking van toestemming: Als de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op toestemming, kunt u die toestemming op elk moment intrekken.

Indien u gebruik wilt maken van een van deze rechten, kunt u contact met mij opnemen via info@terravoice.nl.

Melden van een datalek
In het geval van een datalek, waarbij persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt of verloren gaan, meld ik dit, indien nodig, binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Mocht u een datalek ontdekken, verzoek ik u vriendelijk om dit binnen 24 uur aan mij te melden via info@terravoice.nl.

Professionele Verantwoordelijkheid
Terra Voice is aangesloten bij de Federatie Vaktherapeutische Beroepen (FVB) en de Nederlandse Vereniging van Muziektherapeuten (NVvMT). Als lid van deze beroepsverenigingen houd ik mij aan de beroepscodes en reglementen die door deze verenigingen zijn vastgesteld. Dit waarborgt dat ik werk volgens de hoogste professionele en ethische standaarden in mijn praktijk. Voor meer informatie over deze beroepscodes kunt u terecht in mijn Algemene Voorwaarden.

Wijzigingen in de Privacyverklaring
Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden aangepast om te voldoen aan gewijzigde wetgeving of wijzigingen in mijn dienstverlening. U wordt geadviseerd de verklaring regelmatig te raadplegen.

Contact
Heeft u vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring of de verwerking van uw gegevens? Neem dan contact op via:
Gelinde Hengst
E-mail: info@terravoice.nl

Versie: juli 2025